向いている
請求書の転記
決まった項目を表へ移す作業は、入力後の確認方法も含めて自動化を検討できます。
八戸市の業務自動化支援
繰り返しの事務作業を、確認を残して自動化。
毎月同じ手順を繰り返しているなら、自動化の候補です。請求書の転記や月次集計を整理し、Power Query・Power Automate・Excel VBAから、社内で続けやすい方法を一緒に選びます。
いきなり全部は変えません。まず業務の流れを書き出し、人が判断する工程をはっきりさせます。
Honda 技術は、八戸市・青森県の事業者に合わせて進め方を整理します。
作業の流れを見える化
手作業から、確認できる仕組みへ
転記
請求書や報告書の数字を入力
集計・ファイル統合
複数の表をまとめて整える
通知して、人が確認
結果や例外を担当者がチェック
処理を任せる範囲と、確認する人を決めてから作ります。
まずは身近な作業から
自動化に向いている業務の見分け方
同じ手順を繰り返し、判断が少なく、処理する量が多い業務は候補になります。ひとつでも当てはまれば、手順の棚卸しから始められます。
定型作業の候補
向いている
月次報告の集計
同じ形式の数字を毎月まとめるなら、取り込みと整形の手順を固定しやすくなります。
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公開データの取り込み
定期的に同じ公開元を確認する業務は、更新時のチェック方法を決めて取り込めます。
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定型通知の送信
条件に合ったときの連絡を自動化し、送信先や文面は担当者が確認できる形にします。
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ファイルの同期・整理
保存場所やファイル名のルールが決まっていると、同期や振り分けの仕組みを作れます。
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アンケート結果の収集
回答形式をそろえれば、結果の集約と一覧づくりにかかる手間を減らせます。
先に確認
その場の判断が多い業務は、全工程の自動化に向きません。
例外の見分け方や承認ルールを決め、人が判断する部分を残します。候補業務は、手順・頻度・量・例外の有無を一枚に書き出すと比較しやすくなります。
道具は業務に合わせて選びます
Power Query・Power Automate・VBAの選び方
できることだけで決めず、担当者が後から直せるか、引き継げるかも見ます。カードを開くと、使いどころを確認できます。
Power Query
複数のファイルや表からデータを取り込み、列や形式を整える作業に向いています。
適用場面を確認
毎月届く同じ形式の明細をまとめ、不要な列を除いて報告用の表に整えるケースなど。手順を更新して再実行できます。
Power Automate
Microsoft 365のアプリ間連携や、条件に応じた通知・ファイル処理に使います。
適用場面を確認
フォームの回答を受けて担当者へ知らせる、共有フォルダーにファイルが届いたら確認を促す、といった流れに向いています。
Excel VBA
Excel内で何度も行う操作をまとめ、ボタンなどから実行する処理に使います。
適用場面を確認
決まった帳票の整形や、複数シートへの転記など。担当者が処理を読めるよう、コードと操作手順を一緒に整理します。
組み合わせる例：Power Queryで月次データを整え、Power Automateで更新を担当者へ知らせ、担当者が集計結果を確認します。
月次報告を例に
自動化した業務のビフォー・アフター
減らすのは転記と整形の時間です。数字の確認や内容の判断は、担当者が続けます。
これまで
ファイルを開いて手でまとめる
- 各担当者のファイルを探して開く
- 数字を報告用シートへ転記する
- 列幅や日付形式を整え直す
- 転記漏れがないか全体を確認する
仕組みを整えた後
取り込み後に人が確認する
- 決めた場所から対象ファイルを取り込む
- 決めたルールで列と形式を整える
- 件数や合計の差異を担当者が確認する
- 処理が止まった時の戻し方を手順書で確認する
運用後の見直しも決めておきます
月次の締め後など、実際に使ったタイミングで例外や変更点を確認。処理が止まった場合の連絡先と手作業に戻す手順も用意します。
自分で直せるところまで
研修で扱う範囲と到達目標
実際の業務を題材に、小さな仕組みをひとつ作ります。研修後に担当者が手順書を見て運用できることを目指します。
仕組みを読み解く
既存のクエリやフローが何をしているかを確認し、対象範囲や設定を安全に手直しできる状態を目指します。
業務の一部を作る
自社の表や手順を使い、データの取り込みから整形までを一緒に組み立てます。Power Automateの通知設定も対象にできます。
次の担当者へ引き継ぐ
VBAはすべての文法を覚えるのではなく、記録した処理を読み、変更点を探せることを目標にします。
処理の流れ、確認箇所、止まった時の対応を文書に残します。
相談前のメモ
相談前に整理しておくと話が早いこと
分かる範囲で大丈夫です。手順が口頭でしか伝わっていない場合も、聞き取りながら一緒に整理できます。
- 対象業務の手順。どこから始まり、何をもって完了するか
- 使っているファイルの数と保存場所
- 実施頻度。月に何回、何件ほど処理するか
- 関わる人数と、最後に内容を確認する担当者