Honda 技術｜八戸市のMicrosoft 365 Copilot研修
Microsoft 365 Copilotを、業務に取り入れる前に整理すること
使ってみたい。でも、社内ルールがないまま広がるのは不安。検討中の疑問から一緒に整理し、何を決めてから使い始めるかを考えます。
研修の目的は、操作を覚えるだけではありません。できることと注意点を知り、自社で使うかどうかを判断できる状態をつくります。
対象：管理職、総務・情報システム担当者、実務担当者
検討から運用まで
小さく整理して進める
業務を選ぶ
どの仕事の、どの作業を助けたいかを決めます。
情報を確認
扱うデータと、社内での確認が必要な範囲を整理します。
ルールを決める
入力の基準、出力の確認、困ったときの報告先を決めます。
実務で試す
対象業務を絞り、使い方と見直し点を確かめます。
利用できる機能は、契約内容や管理者設定によって異なります。
まず、期待値をそろえる
できることと、任せてはいけないこと
Copilotは文章の下書きや要約を助けます。出力の正しさや業務上の判断まで任せるものではありません。
得意な作業
- 長い文章や会議メモの要点をまとめる
- 案内メールや社内文書の下書きをつくる
- 表の傾向を読み取り、説明文のたたき台を出す
- 資料の構成案や、次に確認する項目を提案する
最初の案づくりに使うと、作業の入口を整えやすくなります。
人が担う確認
- 数字、固有名詞、引用元が正しいか確かめる
- 契約、法令、人事などの判断は担当者が行う
- 社外に出す文章は、内容と表現を確認してから使う
- 期待した結果が出ない場合は、依頼内容や元データを見直す
出力をそのまま送信・共有しない。確認と修正を工程に含めます。
導入前に起きやすいつまずき
使う業務が決まらない、入力基準が曖昧、出力を誰が確認するか決まっていない。この3点を先に話し合うと、試す範囲を絞れます。
安心して使うための準備
社内データの扱いと利用ルール
まず情報を分類し、入力してよい範囲を社内で合意します。契約や管理設定も確認し、実情に合う基準に整えます。
入力してよい情報
公開済みの案内文や、個人・顧客を特定しない一般的な情報など。社内で対象を具体的に決めます。
条件を決める情報
社内資料や業務データなど。利用環境、権限、目的を確認し、承認者を明確にしてから扱います。
入力を避ける情報
顧客情報、人事情報、認証情報など。社内承認と適切な環境が確認できない場合は入力しません。
ルールは1ページにまとめる
記載すること：利用目的、対象者、入力基準、出力の確認方法、相談先。
運用で決めること：見直し時期、変更の担当者、問題が起きたときの報告先。
顧客情報や人事情報の扱いは、関係部署と確認してから社内基準に反映します。研修では、現場で迷いにくい判断手順を一緒に整理します。
頼み方の基本
プロンプトは、目的・条件・形式を伝える
依頼の背景がわかるほど、出力を確かめやすくなります。最初から完璧を求めず、返答を見て追加の条件を伝えます。
目的
誰に何を伝える文書か、何を整理したいか。
条件
対象者、使う情報、文字数、避けたい表現。
形式
箇条書き、表、メール文など、ほしい形。
メール作成の依頼例
同じ目的でも、条件と形式まで伝えると確認しやすい案になります。
依頼の例
会議の日程変更を知らせるメールを書いてください。
受け手や新しい日程がわからないため、内容の追加が必要です。
依頼の例
社内メンバー向けに、明日の定例会議を来週火曜の10時へ変更する案内メールを作成してください。理由は会議室の都合です。おわびを一文入れ、件名と本文を分けて、簡潔な文面にしてください。
送信前に、日付、時刻、宛先、社内の表現基準を確認します。
仕事に置き換えて考える
議事録・メール・文書・表計算・プレゼンでの活用例
Copilotに任せる工程と、人が確かめる工程を分けます。まずは、くり返し発生する小さな作業から考えます。
議事録
会議メモを話題ごとに整理し、決定事項と次の対応のたたき台を作ります。
確認する点：発言者、決定事項、担当者、期限。
メール
案内や返信の下書きを作り、相手に合わせて長さや言い回しを整えます。
確認する点：宛先、日付、添付、伝えるべき条件。
文書
社内向け文書の構成案を作り、見出しや説明の順番を検討します。
確認する点：社内ルールとの整合、根拠、最新版かどうか。
表計算
表の傾向を読み取る手がかりや、集計結果を説明する文章の案を得ます。
確認する点：対象データ、計算方法、数値の読み違い。
プレゼン資料
説明したい内容を整理し、スライドの順番や話の骨子を考えます。
確認する点：伝える相手、数字の出典、資料全体の流れ。
作業時間の使い方を変える
下書きづくりの時間を短くできた分、内容の確認や相手に合わせた調整に時間を使えるか。研修では自社の作業工程に当てはめて検討します。
目的に合わせた研修
管理職向けと実務者向け、2つのコース
判断する人と使う人が同じ基準を持てるよう、役割に合わせて内容を分けます。両方を組み合わせる相談も可能です。
判断基準と利用ルールを整える
Copilotの基本、業務選定、情報の分類、利用ルール、確認体制を扱います。導入を進める前に、社内で合意しておきたい項目を整理します。
- どの業務から試すかを決める視点
- 入力できる情報と承認手順の考え方
- 利用開始後の見直しと問い合わせ先
日々の仕事で使い方を試す
プロンプトの組み立て方と、議事録、メール、文書、表計算、資料づくりの例を扱います。実際の業務に置き換え、出力を確認する手順も練習します。
- 目的・条件・形式を伝える練習
- 結果を修正して依頼を調整する方法
- 自社の業務で確認すべき点の整理
検討中からご相談いただけます
自社で使う前に、疑問を整理しませんか。
八戸市を拠点に、業務や社内体制に合わせて研修内容を相談できます。導入するか決めていない段階でも、対象業務や確認したい点からお聞かせください。
Microsoft 365の導入支援や業務標準化についてもご案内します。